Det er nemt at glemme, hvem der har adgang til et Google Sheet, hvis det bruges af mange mennesker. Du har muligvis delt regnearket en masse gange og har nu problemer med at huske, hvem der havde tilladelse til at bruge det.
Det er vigtigt at administrere dine Google Sheets og vide, hvem der har adgang til dem. Men processen med at gøre det er faktisk ret simpel. Fortsæt med at læse for at finde ud af, hvordan det gøres.
Sådan tjekker du, hvem der har adgang til Google Sheets
Der er en nem måde til manuelt at kontrollere, hvem der har adgang til dit Google Sheet. For at gøre det skal du følge trinene:
- Åbn først det ark, du skal bruge.
- Klik derefter på "Aktivitetsdashboard".
- Du vil se "Seer-tendens" eller "Kommentar-trend" til venstre. Klik nu på den.
Bemærk: Sørg for, at du bruger din virksomhedskonto og ikke den private. Med en privat konto vil du ikke kunne se "Aktivitetsdashboard".
Desuden kan du filtrere søgningen efter tid og indsnævre dine resultater. Lad os se, hvordan du gør det:
- Klik på "pil ned" i øverste højre del af arket.
- Vælg tidspunkt for at filtrere søgningen.
Værsgo! Nu ved du, hvem der har adgang til dit Google Sheet, og hvornår de fik tilladelsen. På denne måde kan du altid spore, at de rigtige personer kan se og redigere dit Google Sheet.
Tillader midlertidig adgang til Google Sheet
Det kan være meget nyttigt at begrænse adgangen til Google Sheets, hvis du ikke ønsker, at kunder skal bruge dem, når arbejdet er udført. Du kan indstille en udløbsdato eller blot afslutte adgangen til det pågældende Google Sheet. Sådan gør du:
- Åbn dit Google Drev
- Find det ark, du skal bruge.
- Højreklik på den og vælg "Del".
- Indtast nu den persons navn, du vil dele dette ark med.
- For at indstille udløbsdatoen skal du ændre tilladelsen til enten "Kan kommentere" eller "Kan se".
- Tryk derefter på "Send".
Når du har gennemført disse trin, skal du gentage de første tre trin. Du vil se "Avanceret" mulighed nederst i vinduet. Du skal klikke på den for at se "Delingsindstillinger". Hvis du holder markøren over deres navn, vises et stopur. Ved at klikke på den kan du indstille udløbsdatoen.
Aktivering af visningstilladelsen
Du kan beskytte dit Google Sheet mod at blive ændret. Selvom du måske har givet adgang til flere personer, vil du måske ikke have dem til at ændre indholdet af dokumentet. Den nemmeste måde at gøre dette på er kun at give dem visningstilladelse.
Følg disse trin for at gøre det:
- Åbn det ark, du vil beskytte.
- Naviger til "Data" og rul ned til "Beskyttede ark og områder".
- En bjælke vises i højre side af arket.
- Klik nu på "Ark" og vælg det, du har brug for, fra rullemenuen.
- Her skal du klikke på "Indstil tilladelse".
Et "Range redigeringstilladelser" vindue vil dukke op. Klik på "Tilpasset" under "Begræns, hvem der kan redigere dette område". Dette giver dig mulighed for at bestemme, hvem der har tilladelse til at redigere dette specifikke ark. Fravælg alle de personer, du ikke ønsker, skal redigere dit Google-regneark. Klik på "Udført" for at afslutte.
Nu kan folk stadig se dette Google-regneark, men de vil ikke kunne foretage nogen ændringer i det.
Beskyttelse af cellerne i Google Sheet
Alternativt kan du også tillade visning, men også beskytte nogle celler eller kolonner. Her er, hvad du skal gøre:
- Åbn arket.
- Vælg de kolonner, du vil beskytte mod at blive ændret.
- Klik nu på "Data" og derefter "Beskyttede ark og områder".
- En bjælke vises i højre side af arket.
- Indtast beskrivelsen af kommandoen, for eksempel – "Ingen redigering".
- Klik derefter på den grønne knap "Indstil tilladelser".
- Der vises en pop-up. Vælg "Brugerdefineret" under "Begræns, hvem der kan redigere dette område".
- Dette giver dig mulighed for at bestemme, hvem der har lov til at ændre cellerne.
Hvis en person uden tilladelse forsøger at ændre celleindholdet, vil en meddelelse i arket informere om, at de ikke har tilladelse til at gøre det.
Aktivering af kommentarer
Nogle gange har du brug for en anden til at kommentere indholdet af cellen. Disse brugere har ikke et automatisk privilegium til at gøre det, men du kan give dem tilladelse. Hvad du skal gøre er at gøre dem til en "kommentator". Følg disse trin for at aktivere en bruger med denne funktion:
- Åbn arket, gå til "Filer", og klik på "Del".
- Her kan du tilføje mailadresserne på dem, du gerne vil dele arket med.
- Når du tilføjer en person, vil du til højre se en rullemenu.
- Fra den rullemenu skal du vælge "Kommentator".
- Klik til sidst på "Send".
Aktivering af redigering
Med redigeringstilladelse kan brugere af arket ændre indholdet af cellerne. Som ejer af arket skal du tillade denne handling. Trinene ligner meget dem, der er beskrevet ovenfor:
- Åbn arket, gå til "Filer" og klik på "Del".
- Her kan du tilføje mailadresserne på dem, du gerne vil dele arket med.
- Når du tilføjer en person, vil du til højre se en rullemenu.
- Fra den rullemenu skal du vælge "Editor".
- Klik til sidst på "Send".
Begrænsning af tilladelser
Dit Google Sheet er et uvurderligt værktøj til lagring af data. Fra tid til anden bliver du nødt til at dele det med andre mennesker. Hvis du ikke kan huske, hvem du har givet tilladelse til at se arket, kan du altid henvise tilbage til denne artikel for at få vejledning.
Desuden har du ingen problemer, hvis du vil beskytte dit ark mod uautoriserede ændringer, eller hvis du vil tillade brugere at foretage celleændringer selv. Hvilken af disse funktioner er vigtigst for dig og hvorfor? Fortæl os i kommentarfeltet nedenfor.
