Google Sheets er en del af Google Drev-værktøjskassen, der giver dig mulighed for at se og redigere regnearksdokumenter i realtid. En af de store fordele ved værktøjet er, at det automatisk gemmer alle de ændringer, du foretager i et dokument.
Men hvordan kan du være sikker på, at et tab af forbindelse ikke vil gøre en del af dit arbejde forgæves? Der er ingen grund til bekymring, da Sheets også kan fungere effektivt offline.
Læs denne artikel for at finde ud af alt om Google Sheets automatiske og manuelle lagringsfunktioner, samt hvordan du bruger dette værktøj offline.
Hyppigheden af automatisk lagring af Google Sheets
Ligesom Google Slides og Docs gemmer Google Sheets ændringer i dit dokument i realtid. Det betyder, at hver ændring af filen (afslutning af en celle, tilføjelse af værdi, ændring af format, indsættelse af funktioner) vil blive gemt.
Den nyligt opdaterede version af Google Sheets giver dig ikke altid besked om, at den automatiske lagring udføres øverst på skærmen. Når du udfører simple handlinger, såsom tilføjelse af numeriske værdier eller bogstaver til cellerne, får du muligvis ikke en automatisk lagringsmeddelelse.
På den anden side vil appen give dig besked om, at dokumentet gemmes, hver gang du udfører en mere kompleks opgave. For eksempel, hvis du ændrer formateringen af cellen, tilføjer en tabel eller indsætter en funktion eller en formel.
Også, hvis du er bekymret for at miste data på grund af et forbindelsestab, ville det være bedst at aktivere muligheden for offlinebrug i Google Sheets. Lær mere om det i det følgende afsnit.
Sådan bruger du Sheets offline
Hvis du aktiverer offlinebrug af Google Sheets, kan du se og ændre dine dokumenter selv uden internetforbindelse.
Offlinedokumentet synkroniseres med versionen på skyen, så Google Sheets gemmer automatisk, selv når forbindelsen er nede. Når strømmen vender tilbage, vil onlineversionen blive opdateret med de ændringer, du har udført, mens du er offline.
Sørg for, at du har en forbindelse, første gang du vil aktivere offlinebrug. Du bør også bruge Google Chrome og tilføje den officielle Google Docs Offline-udvidelse. Gør derefter følgende:
- Log ind på din Google-konto på Chrome.
- Gå til dine Google Drev-indstillinger
- Marker afkrydsningsfeltet ud for "Opret, åbn og rediger dine seneste Google Docs-, Sheets- og Slides-filer på denne enhed, mens du er offline".
- Åbn dit Google Drev.
- Højreklik på en Sheet-fil, som du vil bruge offline. Hvis du vil gemme flere dokumenter, kan du holde Ctrl (PC) eller Command (Mac) nede og klikke på andre filer.
- Skift indstillingen 'Tilgængelig offline'.
- Vend tilbage til din Google Drev-startside.
- Klik på knappen 'Offline forhåndsvisning' øverst på siden (fluebenet over en vandret linje i en cirkel).
- Skift "Offline forhåndsvisning".
Næste gang du mister forbindelsen, kan du få adgang til dit Google Drev ved hjælp af "Offline Preview". Du vil være i stand til at se og redigere alle de dokumenter, du har gjort tilgængelige offline. Google Sheets vil fortsætte med at gemme ændringerne automatisk efter hver opdatering.
Se Versionshistorik
Med den seneste opdatering af Google Sheets optages nye versioner af dokumentet sjældnere. Dette gør sporing af mindre ændringer en smule mindre gennemsigtig end før, men det vil gemme en ny version af dokumentet efter hver større ændring.
Du kan også manuelt gemme en version, så du kan gå tilbage til den i fremtiden. For at gøre dette skal du:
- Klik på menuen "Filer" øverst i dit dokument.
- Hold markøren over 'Versionshistorik'.
- Klik på 'Navngiv den aktuelle version', når menuen udvides.
- Tildel et navn til versionen og bekræft.
Hvis du vil vende tilbage til en tidligere gemt version af dokumentet, skal du følge de to første trin ovenfor og derefter klikke på 'Se versionshistorik.' For at gå tilbage til en tidligere version skal du gøre følgende:
- Klik på den ønskede version til højre på skærmen.
- Klik på den grønne 'Gendan denne version'-knap øverst til venstre på skærmen.
Ingen grund til at bekymre sig om ark
Når du bruger Google Sheets, behøver du ikke bekymre dig om at miste værdifuldt arbejde. Autosave-funktionen skulle fungere automatisk og registrere hver ændring, du foretager.
Hvis dit ark ikke opdateres automatisk, bør du tjekke kvaliteten af din internetforbindelse. Der er også en chance for, at funktionen ikke fungerer korrekt, hvis din browsers cache er overbelastet. I så fald bør rydning af cache og historie løse problemet.
Gemmer du ofte forskellige Google Sheets-versioner? Hvor ofte gendanner du tidligere versioner af dokumentet? Del din mening i kommentarerne nedenfor.
