Google giver sine brugere en onlinetjeneste, Google Docs, der giver dem mulighed for at oprette, dele og gemme en række dokumenter. Dokumenterne, der er online, gør det så, at samarbejdet er en smule mere problemfrit og effektivt mellem flere deltagere. Du kan give adgang til enhver bruger med en e-mail, Gmail eller andet, for at deltage i et bestemt dokument. De inviterede er i stand til at gøre et par forskellige ting afhængigt af de givet adgangstilladelser.
Redigere – At give denne tilladelse giver modtageren mulighed for at foretage ændringer i dokumentet. Brugere, der kan redigere, kan også kommentere og se dokumentet.
Kommentar – Dem med denne tilladelse kan efterlade kommentarer til dokumentet, men kan ikke redigere selve dokumentet.
Udsigt – Brugere, der kan se, får kun adgang til observationsformål. De kan ikke redigere eller efterlade kommentarer.
Nogle gange kan de, som du har givet adgang med Redigere tilladelse, kan forårsage uforudsete problemer i dokumentet eller beslutte at forlade projektet uanset årsagen. Når noget som dette sker, er det kun naturligt at ønske at tilbagekalde tilladelser til dokumentet.
Hvis du ønsker at fjerne nogen fra at være involveret i dit delte dokument, så har denne artikel dækket dig. Jeg vil gennemgå, hvad der skal til for at trække en brugers adgang tilbage, nægte dem et link til projektet, slette et projekt med andre brugere tilknyttet, samt forhindre involverede brugere i at downloade, kopiere og dele dokumentet med andre.
Fjernelse af brugere fra et delt Google-dokument
Der er to måder, hvorpå man kan dele et Google-dokument med andre onlinebrugere; e-mail-invitation eller direkte link. Den måde, nogen blev inviteret på, vil være vigtig for den måde, du starter dem op fra.
Stop med at dele med inviterede brugere:
- Åbn enten Google Docs eller Google Drive i din internetbrowser. Google Chrome foretrækkes af indlysende årsager, men enhver browser burde gøre det.
- Vælg og fremhæv filen eller mappen i Google Drev, som du deler. For Google Docs skal du åbne den delte fil direkte.
- Det Del ikonet vil variere afhængigt af, hvordan du har besluttet at vælge filen eller mappen.
- I Google Drev er Del ikonet ligner en menneskelig silhuet med et +-tegn ved siden af og er placeret yderst til højre i "Mit drev"-rullemenuen øverst.
- Med Google Doc åbent kan du finde den blå Del knappen øverst til højre på skærmen.
- I Google Drev er Del ikonet ligner en menneskelig silhuet med et +-tegn ved siden af og er placeret yderst til højre i "Mit drev"-rullemenuen øverst.
- I pop op-vinduet "Del med personer og grupper" skal du finde den bruger, du vil fjerne delingstilladelser.
- Ud for den person, du vil udelukke fra dokumentet, skal du holde markøren over og klikke Fjerne.
- Afslut processen ved at klikke på Gemme.
Stop med at dele linket:
- Åbn igen og log ind på Google Drev eller Google Docs i din valgte webbrowser.
- Vælg eller åbn den fil eller mappe, der deles.
- Åbn vinduet "Del med personer og grupper" ved at klikke på enten Del ikon eller blå Del-knap.
- Klik på "Skift" i afsnittet Hent link.
- Hvis du vil nægte adgang via linket til alle andre end dem, du specifikt vælger, skal du vælge "Begrænset" og derefter klikke på Udført.
- Hvis du for nylig har lagt linket ud på nettet til offentligt forbrug, betyder det, at linket kan opdages gennem en Google-søgning. I dette vindue kan du ændre det til kun at tillade dem med linket eller dem, der specifikt har tilladelse til at være de eneste brugere, der kan få adgang til dokumentet.
- For at begrænse adgangen til dem med linket skal du vælge "Alle med linket". Du kan derefter ændre adgangstilladelserne til "Viewer", "Commenter" eller "Editor".
- For at begrænse adgangen til kun dem, der er blevet inviteret, skal du vælge "Begrænset".
- Klik Færdig når færdig.
Hvis du begrænser dit link, gør det, at kun dig selv og dem, hvis e-mail Google-dokumentet er blevet delt med, kan se dokumentet.
Undgå, at din delte fil bliver delt med andre
Enhver med Redigere access kan vælge at dele filen med enhver, de ønsker. Hvis du hellere vil være den eneste, der kan dele filen (som ejer):
- Fra vinduet "Del med personer og grupper" skal du klikke på Tandhjul ikon i øverste højre hjørne.
- Under afsnittet "Del med personer-indstillinger" finder du et afkrydsningsfelt mærket "Redaktører kan ændre tilladelser og dele".
- Fjern markeringen i feltet og tryk på tilbagepilen.
- Klik Færdig.
Hvis du forsøger at forhindre, at dette sker for en mappe, gælder det kun for mappen og ikke indholdet indeni. Du skal anvende denne ændring på hver fil, som du vil have disse indstillinger på plads.
Forbyd download og udskrivning af en delt fil
Du kan gøre det, så ingen, uden for dem med Redigere tilladelse, kan downloade eller udskrive din delte fil. Google giver brugere, der har adgang til din delte fil, mulighed for at dele den med andre, tilføje eller fjerne andre brugere og kopiere, udskrive eller downloade filen. Dette er standardindstillingerne.
For at forhindre dette i at ske:
- Fra vinduet "Del med personer og grupper" skal du klikke på Tandhjul ikon i øverste højre hjørne.
- Under afsnittet "Del med personer-indstillinger" finder du et afkrydsningsfelt markeret "Seere og kommentatorer kan se muligheden for at downloade, udskrive og kopiere".
- Fjern markeringen i feltet og tryk på tilbagepilen.
- Klik Færdig.
Dette forhindrer ikke disse kommentatorer og seere i at bruge et screenshot-program til at kopiere, hvad der er synligt på dokumentet. Den eneste måde at gøre dette på er at fjerne tilgængeligheden af dokumentet for disse brugere.
Sletning af en delt fil, når du er ejeren (eller ej)
Der kan være en chance for, at du ikke længere ønsker at være ansvarlig for et Google-dokument og ønsker at vaske dine hænder for det hele. Bare ved, at hvis du ikke er ejeren, vil alle brugere, der i øjeblikket har adgang til filen, stadig have adgang, når du er væk. Hvis du er ejeren, vil alle brugere, der i øjeblikket har adgang til filen, stadig være i stand til at åbne den, så længe den ikke er blevet permanent slettet.
Sådan sparker du dig selv fra et Google-dokument:
- Åbn Google Docs eller Google Drev i din webbrowser.
- Hvis du er i Google Drev, kan du slette en mappe eller fil ved at fremhæve den og klikke på Skraldespand ikonet øverst til højre på skærmen. Du kan også højreklikke på filen eller mappen og vælge Fjerne fra menuen.
- Hvis du er i Google Docs, skal du venstreklikke på Mere ikon (tredobbelte prikker) placeret i højre side af det dokument, du ønsker at blive fjernet. Vælg fra menuen Fjerne.
Dette vil placere filen eller mappen i din papirkurv. Filen eller mappen er stadig ikke slettet permanent, selvom din papirkurv automatisk bliver renset hver 30. dag. Selvom dokumentet slettes permanent, har du 25 dage til at kræve det tilbage, hvis det er nødvendigt.
Hvis du planlægger at slette et Google-dokument permanent, ville det være bedst at give ejerskabet til en anden af samarbejdspartnerne. Det er medmindre du vil have det til at forsvinde for altid.
