Når du arbejder på et Google Sheet med forskellige samarbejdspartnere, er det afgørende at spore alle ændringer. På den måde kan alle henvise til ny information og holde sig opdateret.
Sporing og styring af ændringer i Google Sheets er ret simpelt. Der er forskellige måder at gøre det på ved at aktivere forskellige funktioner eller ved at bruge en tilføjelse. Lad os udforske dem.
Spor ændringer ved at aktivere meddelelsesregler
Den smarte funktion, der findes i Google Sheets "Meddelelsesregler", giver dig mulighed for altid at blive informeret om ændringerne i dokumentet. Når du har aktiveret det, vil du modtage e-mails, hver gang der er en ændring i arket. Du bestemmer selv, om du vil modtage notifikationer, hver gang nogen foretager en ændring, eller få en oversigt over alle redigeringerne.
Lad os se, hvordan du gør dette:
- Åbn det ark, du skal bruge, og se efter "Værktøjer".
- Rul ned og klik på "Meddelelsesregler".
- Vælg "Eventuelle ændringer foretages".
- Dernæst skal du under "Giv mig besked med..." vælge mellem at få e-mails med det samme eller at få en daglig sammenfatning.
- Klik på "Gem".
Spor ændringer ved at aktivere versionshistorik
En anden nyttig metode til at spore ændringer i Google Sheets er ved at aktivere "Versionshistorik". Denne funktion giver et overblik over alle redigeringer sammen med detaljer som hvem der har lavet redigeringerne og hvornår. Sådan gør du:
- Åbn det ark, du har brug for, og naviger til "Filer".
- Fra rullemenuen skal du vælge "Versionshistorik" og klikke på "Se versionshistorik".
Der vil være en bjælke på højre side af arket, der viser navnene på redaktørerne i forskellige farver. Nu vil alle nye ændringer blive fremhævet i en farve, der repræsenterer den person, der har foretaget ændringerne.
Spor ændringer med Sheetgo
Der er en tilføjelse kaldet Sheetgo, der giver dig mulighed for nemt at spore ændringer i dine Google Sheets og få data importeret automatisk hver dag. Først skal du installere tilføjelsen. Så skal du åbne arket, hvor du ønsker at spore daglige ændringer, og det med de nødvendige data. Sådan begynder du at bruge tilføjelsen:
- Naviger til "Tilføjelser".
- Fra rullemenuen vælg "Sheetgo" og derefter "Start".
- En bjælke åbnes automatisk i højre side af arket.
Nu hvor du har gjort det, lad os se, hvordan du importerer data fra det aktuelle ark til det, hvor du vil spore ændringer.
- Naviger til det ark, hvor du vil have data importeret.
- Klik på knappen "Start forbindelse" og derefter "Importer data".
- Du vil kunne se forskellige ark, så vælg det, du har brug for.
- Når du klikker på det, vil du se "Indstillinger" mulighed.
- Udvid fanen "Indstillinger", og du vil se forskellige muligheder.
Når du har udført disse trin, skal du også aktivere "Tilføj data" for at afslutte processen. Ved at gøre det tilføjer tilføjelsen automatisk dataene under de tidligere importerede data. Du bør også markere "Aktiver overførselsformatering", så begge dine ark ser ens ud.
Du kan vælge at navngive forbindelsen til fremtidige referencer. Under afsnittet "Automatisk opdatering" kan du bestemme, hvor ofte og på hvilket tidspunkt du ønsker, at dataimporten skal ske. Aktivering af denne mulighed og valg af hyppigheden af dataimport giver dig mulighed for at få daglige opdateringer af ændringerne.
Til sidst skal du klikke på "Udfør" for at afslutte processen. De nye data vil nu blive tilføjet under den eksisterende på daglig basis. Hver dag du åbner arket, får du frisk information, så du kan spore ændringerne.
Denne tilføjelse er nyttig, da den kun kræver en engangsforbindelse. Når du har lavet det, vil du automatisk og dagligt kunne følge med ændringer i dine Google Sheets.
Bemærk: Du kan beslutte at deaktivere "Automatisk opdatering" eller ændre, hvor ofte du vil have data importeret. Se afsnittet ovenfor, hvis du ønsker at gøre det.
Spor ændringer ved at aktivere "Betinget formatering"
En visuel repræsentation af ændringer kan være en meget enkel måde at spore alle redigeringer på. Der er en mulighed i Google Sheets for at gøre det - du skal bare aktivere det. Sådan kan du gøre det:
- Vælg alle data (cellerne), hvor du gerne vil bruge betinget formatering.
- Naviger til "Format" og find "Betinget formatering".
- I rullemenuen under "Formatregler", vil du se "Formater regler, hvis...".
- Her skal du vælge "Er ikke tom".
- Dernæst kan du under "Formateringsstil" vælge baggrundsfarven eller skrifttypen for bogstaverne.
- Klik på "Udført".
Lad os sige, at du vælger blå som baggrundsfarve. Hvis en person indtaster data eller foretager ændringer i de formaterede celler, bliver cellen, hvor de gør det, blå. Så simpelt er det!
Spor ændringer ved at aktivere "Cell History"
Hvis du ønsker at spore ændringerne i kun én celle, kan du gøre det ved at aktivere den nye "Cell History" mulighed. Dette giver dig mulighed for at se navnet på den samarbejdspartner, der har foretaget ændringen, og tidsstemplet for ændringen. Sådan gør du:
- Højreklik på cellen og klik på "Vis redigeringshistorik".
- Du vil se pilene, som du kan flytte fra venstre mod højre for at se redigeringerne.
Tillykke!
Nu har du ingen problemer med at aktivere sporændringer i Google Sheets. Der er forskellige metoder til at gøre det. Du kan aktivere "Meddelelsesregler", "Versionshistorik", "Betinget formatering", "Cellehistorik", eller få en tilføjelse såsom Sheetgo.
Har du prøvet nogen af metoderne før? Hvilken fungerer bedst for dig? Fortæl os det i kommentarerne nedenfor.
