Hvis du er en almindelig Google Sheets-bruger, er du sandsynligvis stødt på et problem, hvor du ved et uheld tilføjede duplikerede poster i dit regneark. Denne situation kan kaste det datasæt af dig, du har arbejdet så hårdt på at sammensætte. Du ved måske ikke, at forekomsten opstod, især når din pc går galt, eller når du støder pegefeltet på din bærbare computer.
Under alle omstændigheder er det alt for nemt at gå glip af noget, når der er en enorm mængde data i dit regneark. Typiske resultater omfatter beregningsfejl og duplikerede celler, som er svære at identificere, når man søger efter kilden til problemet.
Heldigvis er der flere forskellige metoder tilgængelige til at fremhæve dubletter inde i dine regneark.
- Brug den indbyggede funktion Fjern dubletter.
- Brug fremhævning til at finde dubletter.
- Kopier unikke celler og flyt dem til et nyt ark.
- Brug en tredjeparts duplikatfinder.
- Opret en pivottabel, der tæller dubletter på individuel basis.
Ovenstående processer gør det lettere at finde disse duplikerede poster, så du kan slette dem eller ignorere dem, hvis de matcher, men ikke er dubletter. Her er dine muligheder.
Brug Google Sheets-funktionen Fjern dubletter
Uanset om du forsøger at finde dubletter i en kolonne, to kolonner eller et helt regneark, fjerner funktionen Fjern dubletter nøjagtigt celler med de samme data. Imidlertid, vær opmærksom på, at den fjerner alle dubletter, selvom de ikke er knyttet til de samme data.
- Fremhæv de kolonner, du vil kontrollere for dublerede data.
- Vælg i menuen øverst Data, og vælg derefter Fjern dubletter.
- En dialog-pop-up vises. Marker boksene ud for hver kolonne på listen, som du vil markere, eller du kan markere af Vælg alle,og klik derefter Fjern dubletter.
- Google Sheets viser, hvor mange kopier der blev fundet og fjernet, så du kan sikre dig, at processen fungerede efter hensigten.
Brug af Google Sheets' indbyggede "Find og fjern dubletter"-funktion er den mest ligetil måde at fjerne dubletter på, men nogle gange vil du måske gennemgå kopierne, før du fjerner dem. En god måde at gøre det på er med farvefremhævning.
Fremhæv dubletter ved hjælp af farver for nem fjernelse
Når det kommer til at identificere fejl i dine regneark, er det en anden god vej at gå til at bruge highlights til at sætte fokus på eventuelle forkerte oplysninger.
- Åbn din Google Sheets-fil, og vælg den eller de kolonner, du vil sortere.
- Vælg i menulinjen øverstFormat.
- Vælg i rullemenuen Betinget formatering.
- Vælg det ønskede område fra den nye menu, der vises.
- Under Formatregler, ændre rullemenuen med titlen Formater celler, hvis... til Brugerdefineret formel er.
- Indsæt følgende formel i boksen under Brugerdefineret formel er mulighed:
=countif(A:A,A1)>1.
- Under Formateringsstil sektion, skal du vælge Fyld farve ikon for at fremhæve dit indhold med en gul (eller en hvilken som helst farve efter eget valg) cellebaggrund.
- Klik på Færdig for at gemme ændringer.
Dit regneark vil nu fremhæve dine dubletceller i den farve du valgte, og du kan scanne udvalget for eventuelle dubletter.
Bemærk: Det er bedst at fremhæve en kolonnes celler begyndende med række 1 i stedet for at vælge celler i midten. Formlen kan ikke lide at bruge række 2 som den første kolonne. Den savnede et par dubletter i det valgte felt (A2:B9). Når række 1 blev tilføjet (A1:B9), fandt den alle dubletter. Se de to billeder nedenfor.
Billede #1: viser ubesvarede dubletter, når du vælger række 2-celler som de første celler (A2 og B2):
Billede #2: viser alle dubletter, mens du vælger række 1-celler som de første celler (A1 og B1):
Sørg for, at eventuelle eksisterende dubletter er korrekte, da nogle kopier slet ikke er kopier. De kan være det samme nummer for to forskellige konti, brugere, medarbejdere eller noget andet. Når du har bekræftet de copycat-celler, du ikke har brug for, skal du slette dem. Endelig kan du lukke formateringsmenuen og gendanne standardfarven til dine celler.
Kopier unikke celler i Google Sheets for nem fjernelse af dubletter
Hvis du foretrækker at sortere dine rådata automatisk, er det bedst at kopiere alle unikke celler i stedet for at duplikere dem. denne proces giver hurtigere sortering og filtrering. Hvis du er sikker på, at dine oplysninger er korrekte og foretrækker at fjerne dubletterne i stedet, kan du prøve nedenstående metode.
- Åbn det Sheets-dokument, du vil sortere, og fremhæv den kolonne, du vil redigere. Denne proces vil registrere kolonneområdet for det næste trin.
- Når du har fremhævet en kolonne, skal du klikke på en tom kolonne, hvor du ønsker, at de unikke poster skal vises. Indsæt følgende formel i formelindtastningsfeltet øverst i dokumentet:
=UNIK()
- Indtast cellekoordinaterne for den oprindelige kolonne inde i parentesen, såsom: (
A3:A9).
- Hit Gå ind for at flytte dine nye data til den kolonne, du har udpeget tidligere.
Når dette er fuldført, kan du enten kontrollere indtastninger manuelt eller importere dine data til dit arbejdsregneark.
Brug en tredjeparts-tilføjelse til at finde og fjerne dubletter i Sheets
Der er tilgængelige online plugins til brug med Google Sheets. Du finder tilføjelserne i Google Workspace Marketplace, inklusive værktøjer til automatisk fjernelse af duplikerede poster.
Fjern dubletter af Ablebits
Et egnet værktøj kendt som Remove Duplicates by Ablebits giver dig mulighed for hurtigt at finde dubletter gennem et helt ark med information eller ved at søge i op til to kolonner på én gang.
Du kan flytte, slette og fremhæve resultater. Værktøjet inkluderer to guide-opsætninger: find og slet dubletter og find unikke celler eller kvaliteter i dit dokument. Disse to muligheder gør det nemt at spore oplysningerne, mens du går.
Samlet set kan det være det værd i det lange løb at bruge et guideværktøj til at finde dine oplysninger. Denne erklæring er primært til brugere, der konstant leder efter dubletter i deres regneark og hellere vil bruge deres tid på at gøre noget andet.
Brug en pivottabel til at finde dublerede rækker i ark
En pivottabel er et praktisk værktøj til at se nærmere på data. Et pivotbord sletter ikke automatisk duplikerede celler eller rækker; det giver en opdeling af, hvilke kolonner der har dubletter, så du manuelt kan se på dine data og se, hvad du eventuelt skal fjerne.
Oprettelse af en pivottabel er lidt mere involveret end de andre metoder vist i denne artikel. Du skal tilføje en pivottabel for hver kolonne for at sikre, at resultaterne er ensartede og nøjagtigt identificere dubletter.
Bemærk: Hvis du ikke har kolonnenavne i dit regneark, vil pivottabeller ikke fungere nøjagtigt for at finde dubletter. Prøv at tilføje en ny række midlertidigt, og navngiv derefter kolonnerne ved hjælp af den nye række.
Her er trinene til at bruge en pivottabel til at identificere duplikerede celler eller rækker.
- Vælg alle tabeldata, og gå derefter til Data > Pivottabel.
- Juster celleområdet om nødvendigt, og tryk derefter skab.
- Vælg Tilføje ved siden af Rækker. Dette trin vil vælge kolonnen til at finde dubletter. Ja, du læste rigtigt. Vælg den ønskede kolonne i rullemenuen. Hvis du mister pivottabeleditoren, skal du klikke på en udfyldt celle for at bringe den tilbage.
- Vælg nu Tilføje ved siden af Værdier og vælg samme kolonne som ovenfor, men sæt den til at opsummere efter TÆLLE eller COUNTA. Det burde allerede være standard.
- Den nye pivottabel vil identificere dubletter, som vist nedenfor.
- hvis du ønsker at se en anden kolonne, kan du gentage trinene ovenfor (for at bevare dine tidligere resultater) eller genåbne pivottabeleditoren og derefter ændre den eksisterende tabel.
- Pivottabellen ændres for at vise de nye justeringer.
Som tidligere nævnt er pivottabelmetoden lidt mere involveret. Alligevel giver det dig en specifik rapport om dine duplikerede posters placeringer, hvilket kan være meget nyttigt til at lave dataanalyse. For flere oplysninger om brug af pivottabeller, se TechJunkie-selvstudiet om oprettelse, redigering og opfriskning af pivottabeller i Google Sheets.
Samlet set kan en dubletcelle i Google Sheets forårsage problemer med dine data, hvis du ikke er forsigtig, især når du prøver at sortere økonomiske oplysninger i et nyttigt regneark.
De mest almindelige årsager til dubletter er:
- Flere personer tilføjede den samme kunde, faktura, kategori, vare osv.
- Dataimport føjes til allerede eksisterende data en anden gang.
- Kopier/indsæt handlinger tilføjet duplikerede poster.
Heldigvis er det overraskende nemt at identificere, fjerne og slette identiske dataceller i Google Sheets, noget der er positivt, hvis du konstant beskæftiger dig med regneark i din daglige arbejdsgang. Hvis du leder efter noget til at sortere dit indhold bedre, kan du altid bruge en tilføjelse som Remove Duplicates by Ablebits for at sikre, at dine oplysninger er velsorterede og velorganiserede.
Afslutter
Har du nogen erfaring, tips eller spørgsmål om at bruge nogen af metoderne nævnt i denne artikel? Fortæl os det i kommentarfeltet nedenfor.
