Når mange brugere skal indtaste data i et delt Google Sheet, kan det ofte skabe forvirring. Det er her drop-down lister kan være til stor hjælp.
Hvis du ikke vil have holdkammeraterne til at skrive tilfældige poster, lave stavefejl eller rode i en formel, kan du validere deres poster ved at oprette en rulleliste, som de kan vælge imellem.
I denne artikel viser vi dig alt, hvad du behøver at vide om denne nyttige og tidsbesparende funktion.
Brug af datavalidering til at indsætte en rulleliste i en Google Sheets-celle
Når du har åbnet det ark, du arbejder på, er det nemt at indsætte en rulleliste:
- Vælg den celle, du vil indsætte en rulleliste i.
- Højreklik på cellen.
- Klik på "Datavalidering">"Kriterier".
- Vælg mellem "Liste over varer" eller "Liste fra en række" - alt efter hvad der passer dig.
- Hvis du har valgt "Liste over varer", skal du indsætte de relevante elementer. Sørg for, at de er adskilt af kommaer og ingen mellemrum.
- Hvis du har valgt "Liste fra et område", skal du vælge de celler, du vil inkludere i rullelisten.
- Marker feltet "Vis rulleliste i celle" (listen vises ellers ikke) for at aktivere en pil ned.
- Klik på "Gem".
Hvis du ønsker, at brugere skal kunne skrive, skal du fjerne markeringen i feltet "Vis rulleliste i celle". For at forhindre folk i at skrive ugyldige elementer, skal du vælge "Afvis input".
Hvis du gerne vil tilføje en rulleliste til flere celler:
- Fremhæv dem alle ved at vælge "Cell Range" eller bare vælg dem med din mus eller tastatur.
- Gentag trinene beskrevet ovenfor.
Der er også mulighed for at lade dine samarbejdspartnere skrive deres data, men se en advarsel, hvis de indtaster noget ugyldigt. I så fald skal du vælge "Vis advarsel". Alternativt kan du vælge "Afvis input" og ikke tillade at indtaste noget, der ikke er på din liste over elementer.
For at ændre en rulleliste skal du blot følge disse trin:
- Klik på den celle, du vil ændre.
- Klik på "Data" > "Datavalidering".
- Find de angivne poster og rediger dem, og klik derefter på "Gem".
Sådan sletter du en rulleliste:
- Klik på den celle, du vil ændre.
- Klik på "Data" > "Datavalidering"
- Vælg "Fjern validering".
Hvad er datavalidering?
Datavalidering er en mulighed i Google Sheets, der hjælper dig med at organisere dine data ved at validere elementer. Du kan få adgang til det ved at klikke på "Data" i hovedmenuen og derefter vælge "Datavalidering". Oftest bruges det til at oprette rullelister i forskellige celler. Det giver dig også mulighed for at ændre indholdet og designet af en given liste.
En af måderne at validere data på er at anvende kriterier, der lader brugere indtaste en foruddefineret type data, såsom tal, datoer eller lister over elementer.
- Klik på "Kriterier" i menuen Datavalidering.
- Marker den eller de relevante typer af elementer, som du vil have dine holdkammerater til at indtaste.
- Hvis du ønsker det, kan du tilføje nøjagtige elementer – som tal, formler, datoer eller ord – i indtastningsfeltet.
- Når du er færdig, skal du klikke på "Gem".
Arbejde med drop-down lister
Næste gang du - eller nogen anden - klikker på den celle, i stedet for muligheden for at skrive noget, vil der være listen over elementer, du tilføjede. Hvis du har markeret feltet "Vis valideringshjælpetekst", vises den tekst, du indtastede, hver gang nogen klikker på en af de validerede celler.
Hvis du har valgt "Vis advarsel", vil indtastning af ugyldige data udløse advarslen. Hvis nogen ikke er sikker på, hvad advarslen betyder, skal de bare holde musen over den markerede post.
Hvis du har valgt "Afvis input", vil folk også få en advarsel og vil ikke være i stand til at gemme de ugyldige elementer.
Brug af farver til at sortere data i en rulleliste
Hvis du vil gøre det nemmere at navigere gennem dit ark og tilføje nogle farver til en rulleliste, kan du bruge "Betinget formatering". Følg nedenstående trin:
- Vælg de celler, der indeholder rullelisten, der ønsker at være i en bestemt farve.
- Højreklik og vælg "Betinget formatering" > "Enkeltfarve" eller "Farveskala".
- I "Formateringsstil" skal du vælge en farve eller en skala.
- Klik på "Udført" (eller "Tilføj endnu en regel").
Hvad kan du ellers gøre med datavalidering
Ud over at tilføje rullelister til dine ark, kan du også bruge datavalidering til andre formål. Disse omfatter:
- Sporing af fremtidige opgaver. I datavalidering skal du vælge indstillingen "datoer", indstille betinget formatering som forklaret ovenfor og indstille det, så alle elementer, der inkluderer en bestemt dato, automatisk bliver nedtonet.
- Indstilling af værdier til afkrydsningsfelter. Når du tilføjer afkrydsningsfelter til en rulleliste, kan du også tildele dem værdier, såsom "ja" eller "nej".
- Vælg Datavalidering i menuen Data.
- Vælg "Afkrydsningsfelt" under Kriterier.
- Vælg "Brug tilpassede celleværdier", og skriv "ja, "nej", eller hvad du nu vil.
- Forhindrer andre i at rode med dine scripts eller formler. Brug indstillingen "Afvis input" til at låse alle celler, du vil beholde intakte.
Gør en forskel med rullelister
Med mulighed for at indsætte rullelister, validere data og meget mere er Google Sheets et fantastisk gratis alternativ til Microsoft Excel. Datavalidering hjælper dig med at begrænse værdierne i en celle til et område eller en liste over elementer, som du kan definere, ændre eller slette baseret på dine behov. Mens dine holdkammerater kan indsætte deres data og bidrage til dit projekt, har du mulighed for at forhindre dem i at lave rod i et delt ark.
Har du allerede prøvet at indsætte en rulleliste i Google Sheets? Hvordan gik det? Fortæl os det i kommentarfeltet nedenfor.
